En breve
Hoy es posible hacer un acta de reunión con IA sin pagar, pero lo «gratuito» se decide en tres líneas finas: los minutos de transcripción, la duración por sesión y el número de notas con IA. Relevo del 24 de agosto de 2026 en las páginas oficiales de precios: Fathom es el único que anuncia «unlimited recordings», tl;dv limita las notas con IA a 10 reuniones, Otter a 300 minutos al mes, MeetGeek a 3 horas al mes y Fireflies a 400 minutos de almacenamiento.
Para un uso en español, dos buenas noticias: el multilingüe avanza: más de 100 idiomas para MeetGeek y Fireflies, más de 30 para tl;dv y más de 150 para HappyScribe, y actores europeos como Noota (300 minutos al mes, alojamiento en la UE) cubren lo esencial de los equipos pequeños.
Para recordar: anuncia siempre la grabación antes de la reunión, valida el resultado tú mismo y, si lo único que tienes son tus notas, un asistente de IA como Nation AI hace el acta sin grabar nada.
Redactar el acta después de una reunión de una hora suele llevar más tiempo que la propia reunión. La transcripción automática, el resumen de decisiones y el plan de acción se han vuelto gratuitos o casi, siempre que conozcas los límites exactos de cada oferta. Aquí tienes el relevo del 24 de agosto de 2026, herramienta por herramienta.
El clásico «acta de reunión» se descompone en cuatro tareas: transcribir los intercambios, detectar las decisiones, listar las acciones y redactar un documento legible. Las herramientas de IA para reuniones automatizan las cuatro, pero su plan gratuito rara vez se parece a lo que anuncian las páginas de marketing. Es la brecha de la SERP que te favorece: una oferta «gratuita» esconde casi siempre un límite de minutos, de duración o de almacenamiento.
Este artículo compara ocho servicios en sus páginas oficiales de precios, recoge las cifras exactas el 24 de agosto de 2026, y añade dos cosas que la competencia apenas mira: la calidad real del español y la cuestión del consentimiento a la grabación, que es un requisito previo legal.
Cómo funciona un acta de reunión con IA
Una herramienta de actas con IA sigue siempre el mismo circuito, se llame Fathom, Otter o Noota: se une a la reunión (o importa el audio), transcribe mediante reconocimiento de voz, identifica a los hablantes cuando la calidad lo permite, y luego genera el documento estructurado que compartes.
Transcripción y acta: dos oficios diferentesLa transcripción es la reproducción palabra por palabra de lo dicho, a menudo aproximada en nombres propios y siglas. El acta es una síntesis organizada: decisiones, acciones, responsables, fechas. Una transcripción perfecta sin síntesis no sirve en una reunión; un acta de calidad puede construirse a partir de simples notas.
El circuito se desarrolla en tres etapas, y cada una puede automatizarse por separado:
- Capturar. O un bot se une a la reunión de Teams, Zoom o Meet desde tu calendario, o grabas con la herramienta nativa de la videollamada, o subes un archivo de audio a posteriori.
- Estructurar. La IA divide los intercambios, detecta las decisiones y las tareas, y redacta un resumen en la lengua de la reunión.
- Validar. Tú revisas, corriges los nombres y las cifras, y compartes. Este paso humano nunca es opcional: los modelos a veces inventan una acción o una cifra, y nadie más que tú puede verlo.
El punto que las páginas de venta nunca dicen: la frontera entre «grabación ilimitada» y «notas con IA limitadas». En tl;dv, las grabaciones y transcripciones son ilimitadas, pero el plan gratuito dice «10 reuniones con notas IA incluidas». En Fireflies, la transcripción es ilimitada y el almacenamiento limitado a 400 minutos por equipo. Es esa segunda línea la que hay que leer antes de comprometerse, y es la que el siguiente cuadro pone en evidencia.
Los límites reales de los planes gratuitos, relevados el 24 de agosto de 2026
| Herramienta | Plan gratuito (lo que está escrito) | El límite que cuenta | Idiomas | Para quién |
|---|---|---|---|---|
| Fathom | «Unlimited recordings, instant call summaries», gratis para siempre | Ningún límite de minutos anunciado | Resúmenes multilingües, interfaz en inglés | Autónomos y equipos que quieren ilimitado |
| tl;dv | 0 €: grabaciones de vídeo ilimitadas, transcripciones en más de 30 idiomas | 10 reuniones con notas IA, 10 consultas Ask AI | 30+ idiomas, interfaz disponible en FR/EN | PYME europeas, intercambios multilingües |
| Otter | 300 minutos de transcripción al mes | 3 importaciones de archivos de audio/vídeo en total | Multilingüe, interfaz en inglés | Volumen pequeño, clases y reuniones de equipo |
| Fireflies | Transcripción y resúmenes ilimitados | 400 minutos de almacenamiento por equipo, 20 créditos IA | 100+ idiomas, interfaz en inglés | Ventas y atención al cliente |
| MeetGeek | 3 horas de transcripción al mes | 3 meses de conservación de transcripciones, 1 mes para el audio | 100+ idiomas, detección automática | Equipos pequeños multiplataforma |
| Noota | 300 minutos al mes, 1 mes de almacenamiento | El paso a 1.000 minutos cuesta 29 € al mes | Español e inglés, interfaz ES/EN | Equipos españoles atentos al RGPD |
| HappyScribe | Grabaciones de reuniones ilimitadas | 45 minutos por grabación, 10 minutos de IA para archivos importados | 150+ idiomas, interfaz FR/EN | Entrevistas y conferencias multilingües |
| Leexi | Sin plan gratuito | Starter a 12 € por usuario y mes (facturado anualmente) | 100+ idiomas, interfaz ES/FR/EN | Equipos que quieren una solución europea asumida |
Dos enseñanzas salen de este cuadro. Primero, «ilimitado» existe: Fathom lo escribe en negro sobre blanco para grabaciones y transcripciones, y tl;dv para la captura. Después, el verdadero techo de lo gratuito casi nunca es la transcripción: es la nota IA (tl;dv), el almacenamiento (Fireflies), la duración de una sesión (HappyScribe, 45 minutos por grabación) o la conservación (MeetGeek, 3 meses). El presupuesto mensual no arranca hasta 9,99 $ en MeetGeek, 8,50 € en HappyScribe o 12 € en Leexi.
La cuestión del español merece su propia línea. La calidad de la transcripción en español varía mucho de un motor a otro, y algunas herramientas tienen la interfaz en español sin que el motor de reconocimiento siga el mismo ritmo. Noota y Leexi proponen interfaz en español; tl;dv, HappyScribe y Word también la localizan; Fathom, Otter, Fireflies y MeetGeek se quedan en inglés. Para una reunión en español con nombres propios, la prueba de los 5 minutos marca la diferencia: transcribe un fragmento real y compáralo con la frase verdadera.
¿Qué perfil eres? El selector de acta de reunión
En lugar de un palmarés de la nada, parte de tu situación real. Responde las cuatro preguntas y el selector te lleva al perfil que te corresponde, con las cifras del cuadro anterior.
El selector de acta de reunión
Cuatro preguntas, una recomendación. Las cifras citadas son las del cuadro de relevos del 24 de agosto de 2026.
Tu recomendación
En espera: responde las cuatro preguntas y haz clic en Mostrar mi recomendación.
Falta al menos una respuesta: completa las cuatro preguntas para obtener una recomendación.
El selector apoya su respuesta en cuatro perfiles, cuya ficha copia en pantalla. Cada uno es una situación real de uso, no un ranking:
Perfil sin límites: Fathom
Tu volumen supera las cuotas mensuales de las otras ofertas. Fathom anuncia «Unlimited recordings + transcriptions» en su plan gratuito, con los resúmenes instantáneos incluidos.
- Punto fuerte: no se cuenta nada por minuto, única herramienta del relevo en este caso.
- Límite honesto: interfaz en inglés, y las funciones avanzadas de CRM y playbooks son de pago.
- Alternativa: tl;dv si reúnes 10 reuniones o menos con notas IA, manteniendo la captura y la transcripción ilimitadas.
Perfil confidencialidad: Noota y HappyScribe
Tus intercambios contienen datos sensibles o comerciales. Noota (francés, 300 minutos al mes, almacenamiento 1 mes) y HappyScribe (150+ idiomas, 45 minutos por sesión, alojamiento UE) cubren la necesidad a coste cero.
- Punto fuerte: el cumplimiento avanzado del RGPD, con alojamiento en la Unión Europea.
- Límite honesto: las cuotas son reales, 300 minutos en Noota.
- Alternativa: Leexi para un equipo dispuesto a pagar, desde 12 € por usuario y mes, con certificación ISO 27001.
Perfil sencillo: MeetGeek u Otter
Algunas reuniones al mes, una síntesis al final. MeetGeek da 3 horas de transcripción al mes con resúmenes ilimitados y 100+ idiomas; Otter iguala 300 minutos y 3 importaciones de archivos durante toda la vida de la cuenta.
- Punto fuerte: el arranque en unos minutos en Zoom, Meet y Teams.
- Límite honesto: el almacenamiento se mueve, 3 meses de transcripciones en MeetGeek.
- Consejo: mide dos reuniones, y si tu volumen supera las 3 horas, mira el perfil sin límites de arriba.
Perfil Microsoft: Teams más Word
Vives en Teams y quieres evitar una cuenta más. La transcripción de reunión está integrada (disponible si tu administrador la autoriza, en inglés por defecto) y Word en línea propone un generador de «atas de reunión» gratuito.
- Punto fuerte: cero herramientas adicionales, tus notas se quedan en Microsoft 365.
- Límite honesto: el español exige cambiar el idioma de transcripción a mano, y Copilot de Word requiere una suscripción Microsoft 365.
- Buen reflejo: revisa la transcripción en español, el idioma hablado no se detecta automáticamente.
Ocho herramientas analizadas una a una
Cada ficha reproduce exactamente lo que la página oficial muestra el 24 de agosto de 2026, con el límite que condiciona el uso real.
Fathom: el único «realmente ilimitado» del relevo
La página de precios de Fathom muestra al frente del plan gratuito: «Unlimited recordings, instant call summaries, integrations with LLMs & more. Sign up. Free forever.». El detalle confirma «Unlimited recordings + transcriptions», con una novedad: la captura por bot o sin bot, en versión beta.
La contrapartida está en otra parte: la interfaz sigue en inglés, y las funciones de coaching de ventas y sincronización de CRM están en los planes Team y Business. Para un equipo comercial es una herramienta de seguimiento real; para una reunión de proyecto semanal, es la más sencilla de las ocho.
tl;dv: la captura ilimitada, las notas limitadas
La página de tl;dv es clara: «grabaciones de vídeo ilimitadas», «transcripciones ilimitadas en más de 30 idiomas», y luego la línea que todo el mundo pasa por alto: «10 reuniones con notas IA incluidas» y «10 consultas Ask AI incluidas». El plan Pro, a 18 € por asiento y mes en facturación anual, quita el límite.
El buen uso: grabar todo lo que salga de la reunión, y reservar las notas IA a las 10 reuniones que cuentan de verdad. El resto se resume por tu cuenta, o con un asistente aparte.
Otter: 300 minutos al mes, 3 importaciones de por vida
Otter muestra en su plan Basic: «300 monthly transcription minutes» y «3 lifetime audio/video file imports», con la transcripción en directo, la identificación de hablantes y el soporte multilingüe. El plan Pro pasa a 1.200 minutos en la app y 10 importaciones al mes, por 16,99 $ por usuario.
Otter se maneja especialmente bien en clases y reuniones de equipo en inglés. Para un uso regular en español, la prueba de 5 minutos sigue siendo recomendable, como con todos los motores del cuadro.
Fireflies: transcripción ilimitada, almacenamiento contado
Fireflies anuncia en su plan Free: «Unlimited transcription», «Unlimited AI summaries», pero también «400 mins of storage/team» y «20 AI credits». Es la distinción que se lee en la primera columna: nada se factura por minuto, todo se factura por almacenamiento.
El bot se une a Zoom, Meet y Teams, y el asistente AskFred consulta las transcripciones. Con 400 minutos de almacenamiento por equipo, se archiva poco: exporta las actas a tu documento compartido.
MeetGeek: 3 horas al mes, todo lo demás incluido
MeetGeek escribe en su plan Basic: «3 hours of transcription / mo», «3 months transcript storage», «1 month audio storage», con el extra de «Unlimited AI summaries» y la transcripción en 100+ idiomas con detección automática del idioma.
Es la mejor puerta de entrada para un equipo pequeño multiplataforma: el perímetro está claro, la conservación limitada a 3 meses, y el paso al plan Pro se hace sin cambiar de herramienta.
Noota: el francés y Europa, a 300 minutos al mes
Noota, editor francés, ofrece «300 minutos al mes», «1 mes de almacenamiento» y los resúmenes personalizados, con integración de Chrome y móvil. El plan Pro de 29 € al mes lleva a 1.000 minutos y añade el espacio de equipo de hasta 10 usuarios.
Para un equipo español que trata datos de clientes, es el candidato por defecto: interfaz en español, señales de RGPD asumidas, y un techo de 300 minutos que corresponde a unas cinco horas de reunión, un buen mes de reuniones de equipo.
HappyScribe: 45 minutos por sesión, 150+ idiomas
El plan gratuito de HappyScribe acumula dos promesas: «Unlimited meeting recordings» y «45 minutes per recording», con la transcripción y la traducción IA en 150+ idiomas. Los archivos importados, en cambio, solo dan derecho a 10 minutos de prueba, y las exportaciones de vídeo llevan marca de agua.
Ideal para entrevistas y conferencias multilingües donde cada sesión dura menos de tres cuartos de hora. Más allá, el plan Basic de 8,50 € al mes es una de las entradas más accesibles del mercado.
Leexi: sin plan gratuito, y lo asume
Leexi no ofrece ningún plan a 0 €: su página de precios muestra tres fórmulas, todas con «Free trial»: Starter a 12 €, AI-Meeting a 23 € y Business a 39 € por usuario y mes en facturación anual. Su argumento de venta está en otro sitio: RGPD, certificación ISO 27001 y alojamiento en Francia.
Texto para tu presupuesto: la gratuidad de Leexi es una prueba, no un plan. Si tu criterio es el precio cero, las seis ofertas anteriores lo cubren mejor.
Teams y Microsoft Word: la vía sin cuenta adicional
Una parte notable de las búsquedas completa la consulta con « Teams », y es lógico: si tu reunión ya tiene grabación y transcripción, el acta no necesita un segundo servicio. Microsoft combina dos piezas: la transcripción nativa de la reunión en Teams, y el generador de «actas de reunión» de Word en línea.
Dos puntos de vigilancia sacados de la documentación de Microsoft: la transcripción en directo arranca «si tu administrador de Teams tiene autorizada la transcripción», y «por defecto, la transcripción está disponible en inglés», el idioma hablado no se detecta automáticamente. Dicho de otro modo: para una reunión en español, marca el idioma antes de empezar.
El generador de Word en línea, a su vez, se apoya en Copilot para convertir una transcripción en notas «coherentes» con secciones de participantes, agenda y acciones de seguimiento. El límite: hay que referenciar las grabaciones o transcripciones guardadas en OneDrive, y Copilot para Word se usa con una suscripción Microsoft 365. La plantilla del documento, en cambio, es gratuita y ligera.
El método sin bot: tus notas, una IA, cero cuota
El caso más corriente es también el más simple: tienes notas, o tienes una transcripción en bruto exportada desde Zoom, Meet o Teams, y quieres un acta limpia. Ninguna de las ocho herramientas del cuadro hace falta aquí, y la cuota desaparece.
- Exporta la transcripción desde tu videollamada, o haz una pausa de 10 minutos justo después de la reunión para anotar decisiones y acciones.
- Da contexto a la IA: tipo de reunión, participantes, objetivo, e idioma de salida. Sin contexto, el resumen queda genérico.
- Pide una estructura decisiones, acciones, fechas, en una sola lista por tipo de elemento.
- Revisa: corrige los nombres propios, verifica cada cifra, borra lo que la IA haya inventado.
- Comparte en paralelo al acta: la transcripción adjunta es la prueba de que cualquiera puede verificar.
El modelo siguiente cabe en un mensaje, y se puede afinar con el generador de prompts si quieres ajustarlo:
Eres un asistente de redacción. Convierte las siguientes notas en un acta de reunión en español. Estructura: título de la reunión, fecha, participantes, decisiones tomadas, acciones a llevar a cabo (con responsable y fecha si se mencionan), puntos pendientes. Mantente factual, no añadas ninguna decisión que no aparezca en las notas. Termina con un párrafo «Lo esencial» de tres frases como máximo. Notas: [pega aquí tus notas o tu transcripción]
La gracia del método: sin cuenta, sin cuota, sin consentimiento que gestionar por una grabación automática, y control total sobre el texto final. Se apoya en la parte que los mejores modelos de prompts trabajan precisamente: el orden de la información. Si quieres llevar la lógica más lejos, la síntesis de documentos y la reformulación cubren las otras dos mitades del trabajo: resumir un acta larga y reescribirla para otro público.
Para este método, Nation AI cumple el papel exacto que las herramientas de transcripción no cubren: convertir notas en bruto en un acta estructurada, sin registro.
El buen reflejoUna vez generado el acta, pide a la IA que liste solo los elementos que no están en las notas: obtienes una segunda caza de alucinaciones en diez segundos.
Grabar una reunión: las reglas que hay que conocer
El primer defecto de las páginas comparativas: mencionan el RGPD como criterio, rara vez como obligación. En España, la base legal es doble, y se resume en cuatro puntos.
1. Grabar sin avisar puede ser un delito. El artículo 197.1 del Código Penal castiga con prisión de uno a cuatro años y multa de doce a veinticuatro meses a quien, «para descubrir los secretos o vulnerar la intimidad de otro, sin su consentimiento», intercepte sus telecomunicaciones o utilice artificios técnicos de escucha, transmisión, grabación o reproducción del sonido o de la imagen.
2. Anunciar es, por tanto, la regla práctica. Un bot que se une a la reunión sin que se diga palabra, un mensaje al inicio «la grabación está activada», y la posición defensible queda asentada. Una grabación oculta, no.
3. La versión laboral es aún más exigente. El RGPD se aplica por completo: el tratamiento debe superar los principios de finalidad y minimización (artículo 5.1.c), y los empleados deben ser informados por adelantado. En la práctica: grabar solo lo necesario, no de forma permanente, y borrar el audio cuando el acta esté validada.
4. Los datos recogidos tienen fecha de caducidad. Minimiza: borra la grabación cuando el acta esté validada, guarda el acta, no el audio. Y si los intercambios tocan datos sensibles (clientes, salud, litigios), el alojamiento en la Unión Europea no es un extra de marketing, es un argumento serio.
AtenciónEsta sección es información general sobre el marco aplicable en España (artículo 197.1 del Código Penal, principios del RGPD), no un consejo jurídico. Para un uso profesional sensible, haz validar tu procedimiento por un abogado, especialmente en la duración de conservación de las grabaciones.
Los errores que arruinan un acta con IA
- Confundir «transcripción ilimitada» y «notas ilimitadas». tl;dv es la trampa perfecta: captura ilimitada, notas con IA limitadas a 10 reuniones.
- Olvidar el idioma. La transcripción de Teams arranca en inglés por defecto, y el idioma hablado no se detecta automáticamente. Resultado: un acta en español llena de palabras inglesas.
- Dejar el español a motores optimizados para el inglés. Las siglas, los nombres propios y las cifras de una reunión en español se rompen en los motores no probados. La prueba de los cinco minutos es gratis.
- Publicar sin revisar. Los modelos inventan decisiones completas. La revisión no es una precaución, es el paso que da la fiabilidad.
- Guardar el audio indefinidamente. La pareja «45 minutos por grabación» de HappyScribe y «1 mes de almacenamiento» de Noota muestra la lógica real de los editores: lo gratuito guarda poco, y eso es una buena noticia para la minimización de datos.
- Creer que un plan a 0 € no usa tus datos para entrenamiento. Lee la política de privacidad, sobre todo para reuniones con clientes.
Preguntas frecuentes: IA y acta de reunión gratuita
¿Cómo hacer un acta de reunión con IA gratis?
Tres vías: un asistente que se une a la reunión (Fathom es el único del relevo que anuncia grabaciones y transcripciones ilimitadas), un transcriptor de audio con resumen (Otter 300 minutos al mes, MeetGeek 3 horas al mes), o tus notas más una IA de redacción: el método sin cuota descrito más arriba.
¿Qué herramienta IA gratuita para un acta en Teams?
Primero la nativa: la transcripción de la reunión de Teams, si tu administrador la ha activado, cambiando el idioma por defecto al español. Después el generador de «actas de reunión» de Word en línea, gratuito, con Copilot para convertir una transcripción en notas estructuradas.
¿Cuál es el límite gratuito real en minutos?
Relevo del 24 de agosto de 2026: Fathom sin límite anunciado, tl;dv captura ilimitada pero 10 reuniones con notas IA, MeetGeek 3 horas al mes, Otter y Noota 300 minutos al mes, Fireflies transcripción ilimitada pero 400 minutos de almacenamiento, HappyScribe 45 minutos por sesión.
¿Puedo grabar una reunión sin avisar a los participantes?
En España, el artículo 197.1 del Código Penal sanciona la captación de conversaciones sin el consentimiento de sus autores. La práctica segura: anuncia la grabación al inicio de la reunión y permite a quien quiera oponerse. Si el canal elegido vigila además el RGPD (información previa, minimización), el riesgo baja mucho.
¿El acta con IA en español es fiable?
La transcripción en español avanza, pero sigue siendo sensible a los nombres propios, las siglas y las conversaciones superpuestas. Haz siempre una revisión, y prueba tu idioma y tu vocabulario con un fragmento real antes de elegir una herramienta para la duración.
¿Hace falta una suscripción para un buen acta?
No para un volumen moderado: los planes gratuitos de MeetGeek, Otter, Noota o Fireflies aguantan varias reuniones al mes. Sí en cuanto la frecuencia sube: los límites se convierten pronto en cálculo, quedando Fathom como la excepción anunciada como ilimitada a 0 €.
Pasa a la práctica: el acta, sin grabar
Nation AI convierte tus notas, tus actas en bruto o una transcripción exportada en un documento estructurado, con decisiones, acciones y próximos pasos. Sin registro para probar, en español.
Fuentes y relevos : páginas oficiales de precios de Fathom (fathom.ai/pricing), tl;dv (tldv.io/app/pricing), Otter (otter.ai/pricing), Fireflies (fireflies.ai/pricing), MeetGeek (meetgeek.ai/pricing), Noota (noota.io/es/pricing), HappyScribe (happyscribe.com/pricing) y Leexi (leexi.ai/en/pricing), consultadas el 24 de agosto de 2026; artículo 197.1 del Código Penal en el BOE; Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en EUR-Lex; página oficial Microsoft Word: actas de reunión; documentación Microsoft Support: transcripción en directo en una reunión de Teams. Información general, no sustituye un consejo jurídico.
